Documents and Sharing Assistant

Come ottimizzare le attività di gestione dei documenti aziendali?
Utilizzare una soluzione di gestione documentale risulta indispensabile per tutti quegli ambienti nei quali è imprescindibile la gestione di un elevato numero di documenti e la relativa condivisione, archiviazione e conservazione.
Documents and Sharing Assistant
Documents and Sharing Assistant è la soluzione digitale che permette di raccogliere, classificare e archiviare in sicurezza tutta la documentazione e i relativi dati aziendali a partire da quelli fiscali, contabili, patrimoniali e finanziari.
La soluzione è in grado in modo trasversale di aggregare tutti i documenti e i dati rilevanti, attraverso un sistema che ha anche la possibilità di integrarsi con i gestionali e gli applicativi utilizzati dall’Azienda.
Documents and Sharing Assistant è organizzato in cartelle suddivise in differenti livelli, sulla base della tipologia di file che dovranno essere conservati: ad esempio fatture, libri e verbali, comunicazioni, pec, ecc.
Con Documents and Sharing Assistant è possibile:
- condividere dati e documenti con gli stakeholders aziendali, come clienti, fornitori, banche, consulenti, ecc., appositamente profilati e autorizzati;
- personalizzare la struttura dell’alberatura delle cartelle sulla base delle specifiche esigenze del Cliente, nonché la natura del servizio;
- scambiare informazioni con i sistemi ERP ed i gestionali aziendali;
- catalogare tramite il sistema di tagging i documenti in modo rapido ed intuitivo per una consultazione semplice ed immediata;
- cercare i documenti tramite la funzione standard e quelle avanzate per metadati, classi documentali, date di caricamento, ecc.;
- gestire il sistema di versioning dei documenti durante la condivisione degli stessi tra gli utenti di sistema;
- attivare, ove richiesto, il servizio di Archiviazione e Conservazione Digitale a Norma fornito in outsourcing da un ente accreditato AgID e già conforme alle nuove normative in vigore dal 1 Gennaio 2022 in tema di conservazione digitale.
- conservare il "manuale di conservazione interno all'Organizzazione", al fine di ottemperare alle normative vigenti sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Documents and Sharing Assistant è la soluzione giusta per te?
Documents and Sharing Assistant è la soluzione ideale per le aree aziendali come amministrazione, fiscale, legale, acquisti, ecc., con un alto volume di documenti da archiviare e conservare. La soluzione è rivolta a Gruppi e Organizzazioni strutturate, anche in contesti internazionali, che hanno la necessità di gestire la documentazione elettronica e dematerializzare il cartaceo condividendo i documenti e le relative versioni con singoli utenti e/o gruppi di utenti.
Caratteristiche e benefici
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