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Documents and Sharing Assistant La soluzione per te Caratteristiche e benefici
 
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Documents and Sharing Assistant

Gestisci al meglio le attività di gestione documentale, minimizzando l’impatto organizzativo
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Come ottimizzare le attività di gestione dei documenti aziendali?

Utilizzare una soluzione di gestione documentale risulta indispensabile per tutti quegli ambienti nei quali è imprescindibile la gestione di un elevato numero di documenti e la relativa condivisione, archiviazione e conservazione.

Documents and Sharing Assistant

Documents and Sharing Assistant è la soluzione digitale che permette di raccogliere, classificare e archiviare in sicurezza tutta la documentazione e i relativi dati aziendali a partire da quelli fiscali, contabili, patrimoniali e finanziari.

La soluzione è in grado in modo trasversale di aggregare tutti i documenti e i dati rilevanti, attraverso un sistema che ha anche la possibilità di integrarsi con i gestionali e gli applicativi utilizzati dall’Azienda.

Documents and Sharing Assistant è organizzato in cartelle suddivise in differenti livelli, sulla base della tipologia di file che dovranno essere conservati: ad esempio fatture, libri e verbali, comunicazioni, pec, ecc.

Con Documents and Sharing Assistant è possibile:

  • condividere dati e documenti con gli stakeholders aziendali, come clienti, fornitori, banche, consulenti, ecc., appositamente profilati e autorizzati;
  • personalizzare la struttura dell’alberatura delle cartelle sulla base delle specifiche esigenze del Cliente, nonché la natura del servizio;
  • scambiare informazioni con i sistemi ERP ed i gestionali aziendali;
  • catalogare tramite il sistema di tagging i documenti in modo rapido ed intuitivo per una consultazione semplice ed immediata;
  • cercare i documenti tramite la funzione standard e quelle avanzate per metadati, classi documentali, date di caricamento, ecc.;
  • gestire il sistema di versioning dei documenti durante la condivisione degli stessi tra gli utenti di sistema;
  • attivare, ove richiesto, il servizio di Archiviazione e Conservazione Digitale a Norma fornito in outsourcing da un ente accreditato AgID e già conforme alle nuove normative in vigore dal 1 Gennaio 2022 in tema di conservazione digitale.
  • conservare il "manuale di conservazione interno all'Organizzazione", al fine di ottemperare alle normative vigenti sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Documents and Sharing Assistant è la soluzione giusta per te?

Documents and Sharing Assistant è la soluzione ideale per le aree aziendali come amministrazione, fiscale, legale, acquisti, ecc., con un alto volume di documenti da archiviare e conservare. La soluzione è rivolta a Gruppi e Organizzazioni strutturate, anche in contesti internazionali, che hanno la necessità di gestire la documentazione elettronica e dematerializzare il cartaceo condividendo i documenti e le relative versioni con singoli utenti e/o gruppi di utenti.

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Caratteristiche e benefici

Automatizza le procedure di gestione documentale riducendo le attività a basso valore aggiunto e minimizzando l’impatto organizzativo
Offre soluzioni personalizzate per la gestione dei workflow, con l’obiettivo di aumentare il livello di efficienza e di controllo sul processo
Consente di archiviare diverse tipologie di documentazione: fiscali, contabili, patrimoniali, finanziari e di altra natura
Minimizza il rischio di errori attraverso il versioning dei documenti, garantendo un maggiore controllo del processo di sharing documentale
Traccia le singole attività svolte all’interno del tool rendendo sicura e tracciabile lo scambio dati con gli stakeholder aziendali
Permette di dematerializzare l’intero archivio documentale aziendale attraverso la conservazione digitale a norma fornita tramite ente accreditato Agid

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